Estos 7 hábitos te harán ser 10 veces más eficiente (garantizado)

Llevaba solo 3 meses trabajando en Londres y no podía más. Estaba agotado y frustrado, no conseguía salir antes de las 10 de la noche ningún día. Estuve a punto de tirar la toalla y hacer las maletas para volver a España.

Pero no me va rendirme. Sabía que podía hacer mi trabajo mucho mejor. La clave era ser más productivo. Así que una noche me puse a investigar cómo podía ser más más eficiente en mi trabajo.

Compré unos cuantos libros de productividad que devoré en los vuelos Londres – Madrid que hacía cada fin de semana, y en poco cambié mi situación. Al cabo de dos meses mi manera de trabajar era completamente diferente. Haciendo unos pequeños cambios conseguí ahorrar alrededor de 3 a 4 horas al día de trabajo.

Quizás estés pasando por una situación similar a la que pasé yo, o quizás simplemente quieras ser más productivo en tu trabajo. Sea cual sea tu objetivo, te garantizo que si adoptas estos 7 hábitos serás mucho más eficiente y productivo en poco tiempo.

7 Hábitos para ser más eficiente y productivo en tu trabajo

A veces el día a día del trabajo nos atrapa. Estamos habituados a hacer las cosas de una determinada manera y nos cuesta cambiar. Con el tiempo vamos adquiriendo ciertos vicios en nuestra forma de trabajar que nos hacen tremendamente ineficientes e improductivos.

Leer el email cada 5 minutos, meternos en reuniones de hora y media que no llevan a ninguna parte, cafés a media mañana para cotillear, interrupciones de nuestros compañeros… si sumas todas las horas que pierdes al cabo del día, empiezas a entender porqué en muchas ocasiones puedes acabar trabajando más horas de las que debieras.

La realidad es que si quieres ser más productivo, no hace falta que cambies tu día a día de arriba a abajo. Tan sólo necesitas cambiar ciertos hábitos para ser más eficiente en tu trabajo. En concreto, estos 7 hábitos son fáciles de cambiar y te darán grandes resultados.

 

#1 Distingue lo importante de lo urgente

Si has leído el libro Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, probablemente lo que te cuente te resulte familiar. Es un libro que te recomiendo si no lo has leído porque aprenderás muchas cosas realmente útiles para tu vida profesional.

Una de ellas es la “matriz de prioridades” para organizar tu día a día. Es una herramienta sencilla pero tremendamente poderosa. Básicamente clasificas tus actividades o tareas en 4 grupos:

  • Importante y urgente: éstas son las tareas o actividades que requieren ser abordades primero. Por ejemplo: preparar un informe a tu jefe o cliente que tienes que entregar esta semana.
  • Importante: estas son tareas que aunque no requieren tu atención inmediata, no debes perderlas de vista porque de lo contrario podrías tener un problema en un futuro. Por ejemplo: hablar con un posible cliente.
  • Urgente: estas tareas deben ser resueltas cuanto antes, pero no tienes por qué ser tú quien las resuelva sino que las puedes delegar o posponer hasta el final del día. Por ejemplo: responder a determinados emails, acudir a determinadas reuniones.
  • No prioritario: es aquello que deberías eliminar para reducir tu carga de trabajo. Por ejemplo: elaborar documentos que sabes que nadie va a leer.

Si tienes una pizarra, divídela en cuadrantes y clasifica tus actividades usando varios post-it. Una hoja de Excel también es buena opción si no dispones de lo anterior.

matriz para ser más eficiente

#2 Distingue lo efectivo de lo inefectivo

El segundo hábito que te recomiendo lo aprendí gracias a Tim Ferriss. Es el autor de “La semana laboral de 4 horas” y aunque el título suena a estafa barata, lo cierto es que puedes aprender un montón de trucos de productividad tras leerlo.

Uno de ellos es la Ley de Pareto de la que ya he hablado en este blog aplicándola a conseguir trabajo rápido. Básicamente consiste en detectar el 20% de las acciones que producen el 80% de los resultados.

cómo ser más eficiente en tu trabajoLa Ley de Pareto tiene múltiples aplicaciones en el mundo de la empresa, como por ejemplo:

  • Detectar el 20% de clientes que producen el 80% de la facturación.
  • Detecar el 20% de productos o servicios que producen el 80% del beneficio.
  • Detectar el 20% de tareas que producen el 80% del avance del un proyecto.

La Ley de Pareto es el complemento perfecto a la matriz de prioridades, ya que te permite priorizar tus actividades o tareas dentro de cada cuadrante para obtener los mayores resultados.

#3 Olvídate del multitasking

Si hay algo que no dejo de ver últimamente en cantidad de ofertas de empleo, es que el candidato debe ser capaz de hacer “multitasking“. Salvo raras excepciones el multitasking (hacer varias cosas a la vez) resta eficiencia a todo lo que haces. Según este estudio, hasta un 37%. Otros estudios van más lejos y afirman que incluso daña tu cerebro y concluyen que…

Las personas que hacen multitasking regularmente son incapaces de filtrar información irrelevante.

Tener mil pestañas abiertas en tu escritorio de Windows o 20 documentos impresos encima de tu mesa, no te ayudarán a ser más productivo o eficiente. Más bien todo lo contrario.

cómo ser más eficiente

La solución es bien simple. Cada vez que empieces una tarea o actividad concéntrate sólo y exclusivamente en ella. Sin distracciones. Olvídate del email, de escuchar música, de leer el whatsapp o de hablar con tus compañeros. Concéntrate y punto.

#4 Aprende a decir NO

A veces caemos en el error de tratar de hacer demasiadas cosas sólo por quedar bien con nuestro jefe o por ayudar a nuestros compañeros. Si ya tienes demasiados temas pendientes, evita involucrarte en más actividades que te dejen otros asuntos más importantes o urgentes por resolver. Aprende a decir NO.

No se trata de aislarte, o de convertirte en una persona que no ayude a nadie. Todo lo contrario. Se trata de tener claras tus prioridades y no aceptar distracciones. En palabras de Warren Buffet:

ser mas productivo

#5 Ponte límites temporales

De nuevo, este hábito lo aprendí en el libro de “La semana laboral de 4 horas”. El hábito es bien sencillo: ponte límites temporales si quieres finalizar antes tu trabajo.

Este hábito se basa en la Ley de Parkinson, que tiene tres principios fundamentales (citando a la Wikipedia):

  1. “El trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo del que uno dispone para su realización”.
  2. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
  3. “El tiempo dedicado a cualquier tema de tu agenda es inversamente proporcional a su importancia”.
como ser eficiente ley de parkinson

La Ley de Parkinson establece que el grado eficiencia para realizar una tarea disminuye con el tiempo

He decir que cuando descubrí la Ley de Parkinson, me quedé fascinado porque hay multitud de ocasiones en las que se cumple. Por ejemplo:

  • Cuando tienes un examen la noche antes estudias el doble o triple de lo que estudiarías un día normal.
  • Si es viernes tratas de hacer tu trabajo lo más rápido posible para salir pronto.
  • De repente surge un problema y tienes que solucionarlo en un tiempo que parece imposible, pero encuentras la manera de hacerlo.

La realidad es, que si te impones límites temporales a todo lo que haces, te obligas a ser más eficiente.

#6 Repasa todos los temas pendientes al final del día

Tu capacidad para tomar decisiones a lo largo del día es limitada. No es que lo diga yo, es que lo dicen numerosos estudios con éste de la Universidad de Pensilvania, o éste de Stanford.

No sólo eso, sino que si tomamos decisiones importantes cuando estamos cansados, tenemos una alta probabilidad de equivocarnos. Es lo que se conoce como “fatiga de decisión“.

Por ello es mejor que organices tu día centrándote primero en aquellas cosas más prioritarias, ya que es cuando tienes mayor capacidad de atención y por tanto puedes tomar mejores decisiones, y dejes para el final del día aquellas actividades menos prioritarias, como organizar tu día siguiente.

#7 Utiliza herramientas de productividad

La semana pasada, hablando con el director de un departamento para el que trabajo, comentamos lo inefectivo que es el email a la hora de gestionar el trabajo. Consume demasiado tiempo, y es imposible categorizar y ordenar toda la información de manera adecuada.

La realidad es ésta: eres tan productivo como las herramientas que manejas.

Si hablamos de gestionar trabajo, necesitas una herramienta que te ayude a aplicar los consejos que te he contado anteriormente. A mi personalmente, me encanta trello.

herramientas para ser mas eficiente

Con trello podrás organizar mejor tus tareas y ser más productivo y eficiente

Trello es una herramienta web que dispone de una versión completamente gratuita. Basta con que te registres para empezar a usarlo.

Se creó con la idea ayudar a gestores de proyectos que utilizan la metodología kanban, pero en realidad puedes usarlo en tu día a día casi para lo que quieras.

Con trello puedes crear categorías de tareas de un proyecto o de tu día a día. Así que es perfecto para priorizar y seguir tus tareas. Te dejo este tutorial de los creadores para que lo compruebes por ti mismo (activa los subtitulos en español).

 

 

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